Twoje zadanie to sprawne przeprowadzenie konferencji. Zastanawiasz się, na co zwrócić szczególną uwagę? Konferencja ma być interesująca i mile zapamiętana przez uczestników. Poniżej kilka kluczowych kwestii, o które warto zadbać.
Harmonogram
Bardzo ważne jest, aby realizacja zadań przebiegała zgodnie z założonym harmonogramem zarówno w czasie organizacji jak i przeprowadzania konferencji. Jeżeli w programie przewidujesz rozpoczęcie na godzinę 9.00 to rozpocznij o czasie, a nie każ swoim gościom czekać. Wywołuje to niepotrzebne zdenerwowanie.
Agenda
Zaplanuj ile czasu mają trwać poszczególne wystąpienia. Poproś prelegentów, aby zmieścili się ze swoimi prezentacjami w wymaganym czasie. W dzień konferencji pilnuj dotrzymywania czasu wystąpień. Przedłużające się prezentacje wywołują znużenie i poddenerwowani.
Kontakt z uczestnikami
Bardzo ważny jest systematyczny kontakt z uczestnikami. Należy przedstawić im program i umożliwić wprowadzenie zmian. Ponadto warto przesłać im mapkę z dojazdem i na bieżąco informować o dokonywanych zmianach.
Rozmieszczenie siedzeń
Krzesła powinny być właściwie rozmieszczone. Przede wszystkim prelegent powinien być widoczny z każdej części sali. Ma to wpływ na dobrą atmosferę. Unikajmy sytuacji, w której uczestnicy nie widzą prelegenta lub zasłaniają sobie nawzajem wyświetlany obraz.
Wyposażenie
Dzień przed konferencją należy upewnić się, czy wszystko działa. Warto sprawdzić oświetlenie, nagłośnienie i inne urządzenia oraz koniecznie należy naprawić ewentualne usterki. Sprawdzenie sprzętu jest bardzo ważnym zadaniem, gdyż niepoprawne jego działanie będzie zapewne źle odebrane.
Program
Każdy uczestnik powinien dostać program. Takie działanie umożliwi swobodne sprawdzanie godziny wystąpień poszczególnych prelegentów. Zadbaj także o przerwy kawowe, w których czasie uczestnicy będą mogli się posilić i zawrzeć nowe znajomości.
Wszystkie przedstawione powyżej kwestie są bardzo ważne i ich spełnienie umożliwi sprawne przeprowadzenie konferencji.